Mostrar como os processos são executados, agilizar procedimentos, melhorar a tomada de decisão. Essas são algumas funções dentro da ideia do que é gestão de processos.

O que é gestão de processos

A ideia de gestão vem do inglês Business Process Management (BPM) que, traduzido para o português, significa Gerenciamento de Processos de Negócio.

A função desse gerenciamento é facilitar o caminho para alcançar as metas da empresa, independentemente do tamanho da organização. A metodologia busca facilitar os processos organizacionais internos e externos.

Isso é possível por meio de técnicas e ferramentas de análise e aperfeiçoamento aplicadas em todos os setores do negócio. Esse alinhamento de processos possui objetivos estratégicos definidos dentro da organização.

Os esforços para automação também estão ligados ao que é gestão de processos. Isso permite medir os processos de forma automática e adotar ferramentas de fluxo de trabalho para controlar a movimentação de processos.

A gestão de processos não é uma tecnologia, mas usa diversos instrumentos tecnológicos que permitem otimizar e modificar os processos existentes.

Essa prática comercial engloba métodos estruturados que mudam como estudamos e monitoramos as etapas de um negócio, garantindo que cada uma delas funcione sem problemas.

O que ela envolve

Para entender o que é gestão de processos, é necessário saber o que exatamente ela engloba. O primeiro ponto é entender que essa gestão gira mais em torno dos resultados que das tarefas.

Antes de realizar a automação dos processos da empresa, você deve corrigir e melhorar os problemas que ainda não estão resolvidos, para que se faça uma gestão organizada desde o início.

Para evitar erros na implantação da gestão, padronize os processos em toda a empresa e capacite as pessoas para que possam entendê-los e gerenciá-los com facilidade.

Outro ponto crucial pode ser resumido em uma palavra: mudança. É preciso que o gestor de processos fique atento às necessidades de mudança e faça adequações sempre que for preciso.

Isso envolve mudanças contínuas e melhorias de processos já existentes. Para saber quais são as necessidades, é muito importante ter avaliações constantes a fim de melhorar o fluxo de processos.

As principais etapas dentro da gestão de processos envolvem analisar o antigo modelo, implementar melhorias, monitorar os resultados, gerir e automatizaras funções.

Com uma gestão de processos sólida, sua equipe fica integrada com os sistemas e as operações da empresa, gerando uma série de benefícios. São essas vantagens que você confere no tópico a seguir.

Quais os benefícios

Uma das principais vantagens é, como o nome sugere, uma melhoria nos processos da empresa. Uma organização mais eficiente permite decisões mais assertivas e mais eficazes. Outras vantagens são:

  • Redução de custos: com processos mais eficientes, os resultados aparecem mais rápido. Com uma boa gestão, os erros na execução das etapas são minimizados, reduzindo os custos operacionais.
  • Monitoramento das  performances: acompanhar os resultados é importante em todos os setores da empresa. Ao definir indicadores de desempenho, você melhora o controle da qualidade e visualiza os avanços da empresa.
  • Produtividade: com menos barreiras, o fluxo de trabalho é otimizado. Além disso, a transparência deixa os funcionários cientes das etapas do processo, levando-os a exercer cada função com mais eficiência.
  • Relacionamento com o cliente: com uma boa gestão de processos, os funcionários passam a conhecer todas as etapas da empresa. Isso é muito importante ao conversar com o cliente. Você transmite segurança e confiança na hora de passar a solução para o consumidor.
  • Informatização e eficiência: o trabalho informatizado melhora o entendimento de cada etapa do processo. Isso leva a fluxos de trabalhos mais fluidos** e faz com que a resposta ao mercado seja mais rápida.
  • Foco no trabalho: a organização das etapas permite manter o foco nos resultados do trabalho. Além de facilitar a gestão organizacional, a gestão de processos instrumentaliza a implementação de inovações.

Depois de entender o que é gestão de processos e como ela otimiza as atividades dentro da empresa, vamos mostrar algumas dicas de como começar sua gestão. Confira.

Dicas para implementar a gestão de processos

Caso você ainda não tenha uma gestão de processos na sua empresa, separamos algumas dicas para que você comece agora mesmo. Veja a seguir.

Alinhe os processos com a visão da empresa

O primeiro passo é conhecer o processo como um todo. É de extrema importância que você entenda o envolvimento de cada etapa para, depois, avaliar os resultados e os pontos mais importantes a serem analisados.

Depois de mapear as atividades e entender qual vai ser o processo, é preciso ver se os objetivos estão alinhados com a visão estratégica da empresa.

Para isso, certifique-se de que a sua gestão de processos esteja voltada para os resultados que irão beneficiar a empresa. Você pode fazer isso combinando as estratégias com os processos organizacionais.

Tenha uma estrutura de TI

Ter uma estrutura de técnicos de informática alinhada aos negócios da empresa facilita a gestão de processos em diversas áreas. Com todas as informações conectadas e disponíveis, as operações se tornam mais eficientes.

A modernização do sistema permite o mapeamento e a automação das etapas. Essa organização faz com que os funcionários saibam mais sobre todo o processo e, como vimos antes, consigam passar melhor as informações para os clientes.

Invista em tecnologia

As ferramentas tecnológicas são muito úteis na modelagem e no gerenciamento dos processos. Um dos pontos principais do uso da tecnologia é a automação, que simplifica e potencializa os processos.

Ela permite integrar todas as áreas através de uma comunicação rápida e facilita o cumprimento exato das etapas, dentro do prazo. A tecnologia liga não somente os computadores, mas também clientes e colaboradores.

Uma das ferramentas de automação é a BPMS, que significa Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management System). Ela projeta, implementa e melhora atividades com objetivos organizacionais específicos.

Com a BPMS, é possível saber o tempo gasto em cada processo e acompanhar as mudanças em tempo real. Isso faz com que os ajustes sejam feitos rapidamente, reduzindo custos.

Mas lembre-se de que a tecnologia é apenas um ponto de apoio. É necessário dividir bem os processos para que sejam concluídos com sucesso.

Utilize a metodologia BPMN

Esse método, em poucas palavras, otimiza o passo a passo do que está dentro da gestão de processos. Ele usa ícones para construir diagramas e facilitar o entendimento das informações.

A sigla é a abreviação de Business Process Modeling Notation que, em tradução livre, diz respeito às modelagens que se aplicam aos processos de negócios.

Apesar de o BPMN ter notação gráfica, é preciso tomar cuidado para não o confundir com organogramas ou desenhos de estruturas organizacionais.

Ele descreve a lógica de cada passo do processo, procurando expressar, de forma clara e visual, os processos descobertos a partir dos dados da empresa.

Isso permite, também, que se observem falhas e que se façam ajustes durante a implementação e manutenção da gestão de processos.

Apesar de ser muito mais complexo, o BPMN parece um fluxograma. A parte interna diz respeito aos processos que indicam tarefas e pontos de decisão.

Para fazer essa esquematização , primeiramente, defina as responsabilidades de cada pessoa. Depois, escolha o iniciador, que será a forma como o processo será iniciado.

Agora é hora definir o caminho que as atividades seguem. Acrescente novas tarefas e os possíveis desvios.

Defina como será estabelecido o fim do processo e, por último, mas não menos importante, revise todo o BPMN para encontrar possíveis pontos que podem ser melhorados.

Realize avaliações de desempenho

Como em todo fim de processo de uma empresa, a gestão também precisa da análise dos resultados.

A definição das métricas antes das etapas é importante para traçar as metas que serão observadas posteriormente.

Essa avaliação é crucial para garantir que tanto os fatores negativos quanto os positivos sejam identificados.

Também é importante ficar atento às informações das performances anteriores para que sejam utilizadas nas análises comparativas.

Como podemos perceber, o conceito do que é gestão de processos vai além de apenas observar o que cada acontece em cada etapa. Para melhorar ainda mais as relações da empresa, combine a gestão de processos com outras gestões, como a de desempenho. Para isso, leia também o nosso texto sobre gestão de desempenho.