Quando não se tem clareza sobre qual caminho percorrer, é comum levar mais tempo para chegar ao destino. O fluxograma de processos tem como objetivo minimizar desvios nas etapas internas de uma empresa para que ela alcance o sucesso.

Essa ferramenta é utilizada para representar a sequência de atividades em um processo através de símbolos gráficos a fim de orientar a dinâmica e interação das etapas.

Com o fluxograma de processos, representa-se, de forma esquematizada ,uma sequência de eventos, os passos de um procedimento e as decisões a serem tomadas durante o andamento das atividades.

A esquematização é usada para documentar e otimizar um processo. Por este motivo, o fluxograma é frequentemente tido como uma ferramenta típica do setor de qualidade, já que visa à eficácia em todos os estágios.

A representação através dos símbolos proporciona uma visualização mais clara do processo, auxiliando no entendimento de suas etapas de forma mais visual e intuitiva.

As figuras geométricas possuem distintos significados de acordo com suas funções, podendo indicar, por exemplo, o início de um processo, uma tomada de decisão, o fluxo das ações, tarefas.

A sistematização dos processos auxilia no diagnóstico de aspectos que estão fazendo com que a tarefa se torne mais longa sem necessidade. Isso evita que ela leve mais tempo e gaste mais recursos do que o ideal para atingir os objetivos.

Assim, o mapeamento auxilia a propor melhorias para que os procedimentos sejam mais objetivos e para que se possa tomar decisões e investir com maior conhecimento sobre o funcionamento da empresa.

A empresa se torna, dessa forma, mais produtiva e eficiente, uma vez que torna o fluxo de trabalho mais eficaz e claro para todos, aprimorando as etapas e tornando-as mais eficientes e assertivas.

Como criar um fluxograma de processos?

O fluxograma pode ser muito simples, feito através de um desenho ou até mesmo de adesivos.

Há ainda a possibilidade de se utilizar diversos programason-lineque possuem esta finalidade.

O mais importante, no entanto, é seguir alguns passos essenciais.

Confira, a seguir, 5 etapas para criar o fluxograma de processos para a sua empresa.

1. Avalie os processos e suas necessidades

Antes mesmo de se pensar um fluxograma de processos, é fundamental realizar uma análise detalhada de todos os processos já existentes na organização a fim de compreender sua inter-relação, demandas, pontos fortes e fracos a serem melhorados.

Conhecer bem a dinâmica da empresa é imprescindível tanto para que o fluxograma possa ser elaborado de forma efetiva quanto para que se possa pensar criticamente cada aspecto.

A partir da avaliação, é possível observar os objetivos almejados e o que é necessário para guiar as etapas até lá.

Assim, pode-se definir quais são os processos a serem desenhados e a dinâmica deles.

2. Defina um ponto de partida

Compreendendo as necessidades dos procedimentos, pode-se refletir sobre o modelo de fluxograma mais adequado e onde ele irá ter início.

Existem dois tipos mais comuns de fluxograma a serem adotados, sendo cada um mais adequado para um determinado aspecto do trabalho a ser observado.

São eles: fluxograma de processos linear e fluxograma de processos funcional.

O fluxograma linear exibe os processos do trabalho ponto a ponto, adicionando tópicos de decisão durante o fluxo e, geralmente, explica o funcionamento de uma tarefa específica.

Como ele mostra cada passo dos procedimentos, é interessante seu uso para identificar redundâncias, tarefas dispensáveis e formas de trabalhar que geram refações e perda de qualidade.

Já o fluxograma** funcional divide procedimentos de acordo com as áreas** da empresa. Ele apresenta múltiplas atividades relacionadas a um processo, mas que estão alinhadas em uma entrada e saída.

Assim, linhas verticais e horizontais são utilizadas para definir as responsabilidades atribuídas a cada grupo de colaboradores, demonstrando como cada um se encaixa no processo para atingir um objetivo comum.

Após determinar a abordagem a ser utilizada, deve-se refletir sobre qual ação faz o processo ter início , ou seja, o que serve de gatilho para desencadear os procedimentos.

O início pode se dar através da notificação de um colaborador ou de um sistema informativo, por exemplo, ou ainda do recebimento de um pedido por parte de um cliente.

3. Liste as tarefas e os desvios

Após o início da cadeia de eventos, é hora de listar as tarefas que devem ser realizadas para se alcançar um objetivo.

É indicado reunir a equipe de colaboradores para compreender as etapas realizadas durante a atividade e, após organizar as ideias, deve-se inserir as tarefas que determinarão a lógica do processo.

Na fase de desenvolvimento, cabe também observar o aspecto dos gateways, ou desvios do fluxo.

Este também é o momento de perceber quais atividades não estão funcionando de forma eficaz e objetiva e que estão comprometendo o desenvolvimento do processo, buscando assim soluções simples e claras para o fluxograma.

4. Relacione as atividades

É vital que as funções desenvolvidas durante o fluxograma se apresentem em uma sequência para fácil compreensão do leitor e, para isso, é necessário atentar-se para o fluxo apresentado.

Por isso, na atual etapa, deve-se delinear as setas que determinam o seguimento do caminho , desde o início que provoca o surgimento do fluxo, passando pelo meio, em que as atividades devem estar bem relacionadas, até o fim do evento.

As setas demonstram o desenvolvimento dos processos e conduzem um fio único, a menos que se trate de uma decisão.

Assim, conectar cada um dos ícones listados no item 3 direciona o olhar do colaborador para o caminho a ser seguido.

5. Finalize e revise o processo

É necessário indicar, no fluxograma de processos, de que maneira o processo é finalizado.

O fim é representado pela saída do processo, atingindo resultados esperados em decorrência da execução das atividades.

Após a conclusão no fluxograma, é necessário realizar uma revisão , de preferência com os profissionais envolvidos no processo, com o objetivo de identificar possíveis falhas.

Dessa forma, é possível verificar se o processo está representando , da melhor forma, o que ocorre na realidade, além de se certificar de que ele está sendo compreendido por todos.

O fluxograma de processos é uma importante ferramenta para direcionar as etapas a serem trabalhadas em uma empresa a fim de atingir a excelência. Aprenda como realizar a gestão de processos e atingir resultados ainda melhores para a sua organização.